Cuando programamos realizar un evento de cualquier tipo, todos esperamos que este cubra nuestras expectativas y más si se trata de una ocasión especial en la que asistirán muchas personas. Lo cierto es que para concretar un evento es necesario llevar a cabo una gran cantidad de acciones o diligencias, y esto a algunas personas podría resultarles abrumador. Tal vez no dispongan del tiempo suficiente, desconozcan los pasos a seguir o simplemente no les guste estar a cargo de tantas tareas.
En ese caso, lo ideal sería contar con la ayuda de una o varias personas que sepan organizar un evento y sobre todo que tengan sólidos conocimientos sobre el tipo de actividad que se va a realizar. Es aquí cuando se contrata a un organizador de eventos. Descubre aquí cómo ser organizador de eventos: cuáles son sus principales funciones, qué estudiar y cuánto ganan en México.
Guía del Artículo
📄 Funciones de un organizador de eventos
Los organizadores de eventos son personas especializadas en la planificación y ejecución de un acontecimiento. Son esenciales para garantizar que un evento social o corporativo se realice con éxito. Por lo general, quienes se dedican a organizar eventos se especializan en un área específica, como por ejemplo, eventos corporativos, eventos gastronómicos, bodas o eventos infantiles. Suelen trabajar por cuenta propia o para una empresa externa, pero en cualquiera de los casos deben planificar el evento en función de las exigencias y del presupuesto del interesado.
En un restaurante se pueden realizar varios tipos de eventos, los más comunes son:
- Los eventos internos, es decir, aquellos que son a beneficio del restaurante para atraer clientes. Por ejemplo, realizar una feria gastronómica.
- Los eventos externos. En este caso se ofrecen las instalaciones del restaurante para eventos de terceros, como por ejemplo, reuniones corporativas o reuniones sociales como matrimonios, bautizos, cumpleaños, graduaciones, etc.
Para cualquiera de los motivos, un organizador de eventos tendrá que diseñar la actividad en base a las sugerencias de quien contrata el servicio, planificar en función de un presupuesto económico, encargarse de la producción del evento y de las acciones necesarias post evento.
A continuación explicamos de forma más detallada las funciones antes nombradas:
- El organizador debe definir el perfil del evento. Qué tipo de menú se ofrecerá a los invitados, cuál será el estilo, tipos de personas (adultos, jóvenes, niños) y cantidad que asistirán. Deberá recopilar toda la información necesaria para determinar los objetivos. En base a los datos recogidos debe estimar un presupuesto y ajustarlo a las necesidades del cliente.
- El organizador deberá profundizar en temas como definir la fecha del evento según lo solicitado por el cliente y la disponibilidad del restaurante. Organizar el tiempo en que se entregará la comida a los asistentes (tiempo entre platos o pasabocas), definir el tipo de cocteles o bebidas, la música que ambientará el lugar y tipo de decoración, por lo que en esta fase el planificador deberá concretar quienes serán los proveedores externos a los servicios ofrecidos en el restaurante. También, deberá definir las tareas del personal y el presupuesto final.
- En la etapa de producción del evento, el planificador deberá estar a cargo de la supervisión de las tareas que realiza el personal del restaurante y del personal externo. Debe garantizar que se cumplan los tiempos previstos para cada tarea para que los servicios cumplan las exigencias. También, debe estar atento de resolver cualquier percance o imprevisto para que se alcance el éxito del evento.
- Por último, una vez que finalice el evento, el planificador debe supervisar el desmontaje de los elementos involucrados, como la decoración o mobiliario utilizado. La idea es que no ocurra ningún percance con el lugar o materiales alquilados si fuese el caso.
Una función extra que sería para beneficio del organizador será evaluar el rendimiento del evento, si los objetivos fueron logrados, si se solventaron los problemas que hayan surgido, si el equipo de trabajo cumplió su rol, si los proveedores cumplieron con las expectativas, etc. Toda la información necesaria que sirva para tomar en cuenta y realizar mejoras en futuros eventos.
ℹ️ Perfil de un organizador de eventos
Un buen organizador de eventos, además de contar con algunos conocimientos técnicos (hard skills) como formación en protocolos, organización de eventos, comunicación o marketing, también debe poseer una gran cantidad de habilidades y destrezas (soft skills) que le faciliten ejecutar las distintas tareas que conlleva planificar y dirigir un evento. Entre ellas destacan:
- Habilidad de comunicación verbal y escrita. Si domina otros idiomas es una habilidad valorada en las empresas
- Capacidad de liderazgo y de trabajar en equipo
- Capacidad de análisis
- Capacidad para tomar decisiones y asumir retos
- Capacidad para trabajar bajo estrés
- Ser alguien organizado y detallista
- Ser una persona creativa, sociable y empática
- Saber gestionar bien el tiempo
🎓 Qué estudiar para ser organizador de eventos en México
Para ser organizador de eventos en México es necesario formarse en alguna maestría relacionada a la Organización de Eventos, titulación técnica o licenciatura en Relaciones Públicas y Organización de Eventos.
Las maestrías pueden tener, por ejemplo, una duración de 600 a 1200 horas, y algunas instituciones ofrecen la opción de realizarlo en línea. Una licenciatura puede durar hasta 3 años y se estudiarían áreas como:
- Gastronomía
- Administración y Finanzas
- Eventos y Relaciones Públicas
- Negocios
- Comercialización
- Factor Humano
- Administración de Restaurantes
- Etc.
Algunas asignaturas son Ceremonia y Protocolo, Publicidad, Eventos Corporativos, Comunicación Estratégica, Proyectos de Inversión, Costos de Alimentos y Bebidas, Habilidades Gerenciales, Ética y Responsabilidad Social, etc.
💵 ¿Cuánto gana un organizador de eventos en México?
El salario puede variar según la ciudad o área donde se desempeñe el profesional. Según el portal Glassdoor.com, el sueldo promedio mensual en México para un organizador de eventos es de cerca de $10.000 pesos mexicanos, un salario máximo de $18.000 pesos y un salario mínimo de $9.000 pesos. Por otra parte el portal talent.com registra un salario promedio mensual de $9.000 pesos mexicanos, un máximo de $13.725 pesos y el más bajo es de $7.000 pesos mexicanos, unas cifras bastante más reducidas.
Algunos ejemplos de salarios según la ciudad:
| Ciudad | Cargo | Salario Mensual |
| Guadalajara, Jalisco | Organizador de eventos y logística | $ 10.000 a $ 12.000 pesos mexicanos |
| Ciudad Juárez, Chihuahua | Organizador de eventos | $ 8.000 a $ 10.000 |
| Puebla De Sanabria, Puebla | Asistente de organizador de eventos | $ 4.000 |
| Chihuahua, Chihuahua | Organizador de eventos | $ 8.000 |
| Ciudad de México, México | Organizador de eventos bilingüe | $15.000 |
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